PROTECTION DE DONNEES PERSONNELLES

Soucieux de protéger la vie privée de ses clients, Kenaa s’engage dans la protection des données personnelles. La présente Charte a pour objet de rappeler nos principes et nos actions visant au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

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1. Identité du responsable du traitement

Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement réalisé par Kenaa, Société à responsabilité limitée au capital social de 50 000 €uros, immatriculée au Registre des Commerces et des Sociétés de Versailles sous le numéro 451 192 298, et située 5, avenue Clément Ader – 78360 Montesson.

 

2. Finalités des traitements

Les données personnelles que Kenaa collecte font l’objet d’un traitement au sens de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « Loi Informatique et Libertés ») et du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 dit « Règlement général sur la protection des données » (ou « RGPD »).

 

 

Kenaa traite vos données personnelles :

• Dans le cadre de la relation commerciale qui vous lie à Kenaa, afin de vous proposer des offres répondant à vos besoins et de vous fournir des informations sur les activités de Kenaa.

• Pour l’exécution et le suivi administratif des contrats vous liant à Kenaa.

• Dans le cadre de l’amélioration de la qualité des services de Kenaa.

• Dans le cadre de l’autodiagnostic managérial proposé par Kenaa, afin de recueillir vos réponses, d’établir une première analyse des pratiques managériales de votre organisation, de calculer les scores associés et de générer un rapport de résultats.

• Afin de permettre, lorsque vous le souhaitez, un échange avec Kenaa au sujet des résultats de l’autodiagnostic et des éventuels besoins d’accompagnement ou de formation qui en découlent.

3. Données personnelles collectées

Les données personnelles susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

• Dans le cadre des échanges avec Kenaa : nom, prénom, fonction, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel et adresse e-mail professionnelle.

• Dans le cadre de l’autodiagnostic managérial : nom et prénom de la personne répondante, adresse e-mail, nom de l’entreprise, fonction, nombre de managers dans l’organisation, réponses aux questions du questionnaire, scores calculés à partir de ces réponses ainsi que la date et l'heure de soumission du questionnaire.

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Les données collectées sont limitées à celles nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique.

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4. Droits personnels de l’utilisateur

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (applicable dès le 25 Mai 2018), vous disposez, à tout moment sur l’ensemble de vos données, d’un droit d’accès, de mise à jour, de rectification, de limitation et d’effacement des données personnelles vous concernant. Vous disposez également d’un droit d’opposition au traitement de vos données et du droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits d’accès, de mise à jour, de rectification et de suppression en contactant Kenaa :

Par voie postale à l’adresse suivante : 13, rue Ernest Gouin – 78290 Croissy-sur-Seine
A l’adresse électronique suivante : florence.decla@kenaa.com

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5. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Vous pouvez également, en cas de violation de vos données personnelles, introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) à l’adresse suivante : 3, place de Fontenoy – 75007 Paris.

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6. Durée de conservation

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Les données personnelles sont conservées pendant une durée de trois (3) ans à compter de leur date d’enregistrement, sous réserve des durées de conservation spécifiques qui pourraient s’appliquer à certaines catégories de données.

Pour les données recueillies dans le cadre de l’autodiagnostic managérial, cette durée s’applique aux informations permettant d’identifier la personne répondante, aux réponses au questionnaire et aux résultats associés.

 

7. Sécurité de vos données personnelles

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, Kenaa met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles que vous communiquez à Kenaa et, notamment, empêcher que celles-ci ne soient déformées, endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Vos données personnelles sont hébergées sur le continent européen, sur la plateforme Microsoft Outlook. L’hébergeur agit en tant que sous-traitant de Kenaa, au sens du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés. Il ne dispose d’aucun droit d'utilisation sur vos données personnelles.

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Les données sont traitées au moyen d’outils numériques utilisés par Kenaa pour la gestion de ses activités et le fonctionnement de l’autodiagnostic managérial. Kenaa veille à ce que les accès aux données soient limités aux personnes habilitées et à ce que les prestataires intervenant dans ces traitements présentent les garanties requises en matière de protection des données personnelles.

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8. Destinataires des données

Destinataires internes :
L’accès à vos données personnelles est strictement limité aux employés et sous-traitants de Kenaa, ainsi qu’à ses préposés, habilités en raison de leurs fonctions et soumis au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles ; il est fait mention ici du Service Client, du Service Facturation, du Service Administration des Ventes et du Service Informatique de Kenaa. Ceux-ci accèderont à vos données dans le cas où la maintenance corrective ou évolutive nécessiterait d’accéder aux données personnelles.

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Destinataires externes :
Vos données personnelles ne sont pas transférées à des entités situées en dehors de l’union européenne. Kenaa s’engage à ne pas céder ou louer vos données personnelles. Les données collectées seront communiquées à des sous-traitants chargés contractuellement de l’exécution des tâches nécessaires au bon fonctionnement de Kenaa et des services liés à son activité.

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Dans le cadre de l’autodiagnostic managérial, certaines données peuvent être traitées au moyen des outils suivants :

• Tally, pour la collecte des réponses au questionnaire ;

• Google Sheets, Google Drive et Google Apps Script, pour le traitement des réponses, le suivi des résultats et la génération des rapports ;

• Les services de messagerie utilisés par Kenaa pour la transmission des résultats aux personnes habilitées.

Ces prestataires interviennent dans les conditions prévues par les contrats et les règles applicables à la protection des données personnelles. Les données ne sont communiquées qu’aux destinataires autorisés et dans la mesure nécessaire aux finalités annoncées. Les éventuels transferts de données en dehors de l’Espace économique européen sont encadrés conformément aux exigences du RGPD.